Письмо о запуске в производство

Письмо о запуске в производство

Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.

Правила составления письма-просьбы

Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:

Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:

  • сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
  • причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
  • ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
  • цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).

Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).

Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.

Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.

Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.

Инструкция по составлению письма-просьбы

Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

Как отправить письмо

Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.

Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.

После отправления письма

Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.

Примеры составления писем-просьб с пояснениями

Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

Читайте также:  Окраска волос на каре фото

От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.

Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.

Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.

На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».

С уважением, Петрова А. А.

Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

  • Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
  • Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
  • Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.

Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

Письмо-просьба о поставке товара

Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.

Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.

Наши контакты: (уточнить).

С уважением, Борис Борисович.

Письмо-просьба о предоставлении скидки

Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.

Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.

В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.

Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.

Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.

С уважением, Борис Петров.

В письме есть следующие важные пункты:

  • Объяснение необходимости скидки.
  • Указание точного размера скидки, сроков.
  • Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.

Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.

Письмо-просьба о снижении арендной платы

Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.

Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.

За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.

С уважением, Иван Иванович.

В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.

Письмо-просьба об оплате задолженности

Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.

Читайте также:  Настойка конского каштана инструкция по применению отзывы

Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.

С уважением, Петр Петрович.

В письме обязательно нужно указать следующие пункты:

  • Точная сумма долга.
  • Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
  • Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.

В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.

Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику

Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.

Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.

Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.

На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:

  • 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
  • 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.

Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.

С уважением, Иван Иванович.

Письмо-просьба оплатить за другую организацию

Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.

С уважением, Петр Петрович.

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»

Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.

Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.

Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ

С уважением, Иван Иванович.

Подводя итог

Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.

Какую тему лучше использовать в рассылке с уведомлением о старте проекта, чтобы это не было похоже на типичное спамерское письмо? Тот, кто оставил свой емейл-адрес, заинтересован в вас и не самым лучшим вариантом развития событий попасть под его горячую руку и улететь в спам. Расскажем, как лучше всего оформить тему для письма для анонса о запуске проекта.

Сделайте не одно, а два или три емейл-сообщения о запуске нового сервиса. Повторные письма лучше отправлять с промежутком в 3−5 суток по тем получателям, которые не открыли предыдущее сообщение. Таким образом вы сможете охватить максимальное количество пользователей и свести к минимуму возможность случайно пропустить ваше сообщение.

О самой теме

Она должна быть максимально информативной, чтобы с первых слов пользователь понял следующие вещи:

  • От кого пришло письмо. Вашим именем отправителя должно быть название бренда.
  • Что будет в этом письме — анонс запуска продукта с датой запуска.
  • Почему это письмо пришло именно ему.

О длине и структуре темы

Мобильные устройства отображают порядка 30−35 символов темы письма. Большая часть веб- и десктопных почтовых клиентов — 60−70. Это очень простой ответ о длине темы: вся значимая информация должна умещаться в первые 30 символов — именно на них ориентируется пользователь при выборе, открывать ваше сообщение или нет. Остальная часть темы не будет прочитана на мобильных устройствах. А между тем доля мобильных открытий уже давно превысила 50% в отдельных направлениях бизнеса, так что уважайте ваших мобильных пользователей.

Читайте также:  Сшить офисное платье своими руками

«У нас скоро состоится первый запуск проекта Upgrade. IM!» — плохо, первые 30 символов вообще не передают смысла темы, обрезается всё значимое содержимое.

«Запуск Upgrade. IM — завтра!» — хорошо, всё влезает в первые 30 символов.

О прехедере

Прехедер — текстовая часть письма. Она отображается сразу после темы сообщения и видна ещё до момента открытия сообщения. По своей сути прехедер должен дополнять содержимое темы и давать дополнительную ценность для открытия сообщения. И, пожалуйста, не пишите в нём служебной информации типа ссылки отписки или веб-версии.

Плохой пример: тема у «Медузы» вообще не несёт практически никакой смысловой нагрузки — дважды показана дата, дважды пишется «Вечерняя Медуза», дважды выводится название домена.

Хороший пример: «Амедиатека», прехедер продолжает тему, логично раскрывая, какие именно женские истории будут показаны в письме.

Об аватарке

Многие почтовые провайдеры позволяют установить ваш аватар отправителя и таким образом добавить персонализации к теме сообщения, чтобы ваши письма было проще найти среди других рассылок

В интерфейсе Mail.ru это выглядит так:

А в «Яндекс.Почте» так:

Чтобы установить аватарку, вам нужно:

  • Для Mail.ru — установить её в настройках postmaster.mail.ru, аватар будет работать для всего вашего домена.
  • Для Gmail — сделать официальную (верифицированную) страницу вашей компании в Google+ — аватарка подтянется оттуда.
  • Для «Яндекса» — можно попробовать воспользоваться сервисом Gravatar — раньше срабатывало. Либо отправлять с таким адресом отправителя (from email), который сделан через «Яндекс.Почту» для домена — там можно поставить обычный аватар для аккаунта почты, который будет показан даже и при массовой рассылке с использованием этого from-email.

О стратегии

В начале мы уже написали, что писем-анонсов должно быть как минимум два-три:

Письмо № 1 — за один-два дня до запуска сервиса просто с анонсом события и обратным отсчётом. Можно добавить в письмо таймер обратного отсчёта через сервисы типа MotionMailApp — он будет показывать в реальном времени, сколько осталось до старта проекта.

Письмо № 2 — отправляется в день старта, содержит в себе саму информацию о старте проекта + может быть, простую gif-анимацию с показом функций сервиса или демо-видео, если есть такая возможность.

Письмо № 3 — дублирует письмо № 2 по контенту, но идёт через 3-5 суток после второго и имеет другую тему. Сегмент получателей — те, кто не открыл письмо № 2.

Резюмируя:

  1. Соблюдаем длину темы и оставляем её осмысленной на 30 символах.
  2. Не забываем про прехедер.
  3. Делаем аватарку.
  4. Настраиваем цепочку писем.
  5. PROFIT!

Если вы до сих пор сомневаетесь и не знаете, как рассказать подписчикам о новом проекте, обращайтесь к нам. Мы продумаем стратегию отправки писем и создадим эффективную емейл-кампанию.

Иногда в соответствии с условиями договора товар поставляется партиями в течение срока действия этого договора. Но сроки поставки каждой партии в договоре не устанавливаются (п. 1 ст. 508 ГК РФ). Каким образом в таком случае определяются сроки поставки товара?

Способы установления сроков поставки товаров

Продавец и покупатель могут, например, установить график поставки товаров (п. 2 ст. 508 ГК РФ). Также каждая поставка может сопровождаться предварительным информационным письмом о сроках поставки товара. Образец именно такого письма мы приведем в этой консультации.

Гарантийное письмо о сроках поставки товара

Письмо о сроках поставки товара не имеет унифицированной формы – оно составляется в произвольном виде. Подписывает его руководитель организации-поставщика.

Срок направления письма в адрес покупателя, как правило, оговаривается заранее, к примеру, за 10 календарных дней до предстоящей поставки.

Письмо о сроках поставки можно:

  • вручить лично руководителю организации-покупателя или иному уполномоченному лицу. В этом случае запаситесь двумя экземплярами письма. На втором из них, который останется у вас, покупатель поставит отметку о получении;
  • отправить по почте с описью вложения и уведомлением о вручении;
  • отправить по электронной почте.

Но лучше воспользоваться одним из первых двух способов – так у вас точно будет подтверждение того, что письмо получено покупателем. Это избавит вас от возможных споров относительно исполнения договора.

Письмо о сроках поставки товара: образец

Ниже вы можете ознакомиться с образцом письма.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector